Kişisel Veriler

Bilgileri nasıl topluyor ve kullanıyoruz?

Rezervasyon seçimleri ve site tercihleri elektronik olarak alınır. E-posta ve WhatsApp iletileri elektronik ortamda, telefonla paylaştığınız bilgiler sözlü olarak alınır. Rezervasyon taleplerini sözleşmenin kurulması veya ifası için, genel soruları yanıtlamayı ve site güvenliğini meşru menfaat kapsamında, analiz ölçümünü ise açık rızanızla yürütürüz. Kimlik bildirimi için gereken kimlik ve konaklama bilgileri, 1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu kapsamındaki yükümlülüğümüzü yerine getirmek amacıyla yetkili kolluk birimlerine iletilir. İletişime geçmeniz pazarlama izni verdiğiniz anlamına gelmez.

Konaklama kayıtları

Grup konaklamalarında misafir listeleri acentelerden alınır. Grup veya münferit konaklamalarda, giriş sırasında misafirlerin kimlik veya pasaport bilgileri otelin kayıt sistemine girilir. Bu bilgiler, konaklamayı düzenlemek ve giriş işlemlerini yürütmek amacıyla, konaklama sözleşmesinin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olma şartına dayanılarak işlenir (KVKK m. 5/2-c).

Acenteden gelen misafir listeleri oda ve konaklama planlaması için kullanılır. Kimlik Bildirim Sistemi (KBS) bildirimi, misafirin fiilî girişi ve kimlik kontrolünden sonra yapılır.

Misafir profili

Daha önce konaklamış misafirler, otel kayıt sistemi hizmet sağlayıcısının sistemindeki misafir profili üzerinden tekrar gelen misafir olarak görülebilir. Misafir profili, ilk oluşturulduğu tarihten itibaren 10 yıl saklanır; yeni bir konaklama bu süreyi yeniden başlatmaz. Her yeni konaklamada kimlik veya pasaport bilgileri yeniden istenir. Misafir profilinin saklama süresi, kimlik bildirimi ve mali kayıtlar için geçerli ayrı saklama sürelerini değiştirmez.

10 yıl saklanan misafir profili yalnız ad, soyad, oda numarası ve rezervasyon kanalını içerir. Kimlik veya pasaport numarası ve iletişim bilgileri bu profilin kapsamında değildir.

Otel hizmetleri ve saklama süreleri

Kimlik bildirimi için tutulan kimlik ve konaklama kayıtları 5 yıl saklanır. Gerekli bilgiler, 1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu kapsamındaki bildirim yükümlülüğünü yerine getirmek amacıyla yetkili genel kolluk birimlerine iletilir. Bu işlem, kanunlarda açıkça öngörülme ve hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi şartlarına dayanır (KVKK m. 5/2-a ve ç).

Fatura, muhasebe ve ticari sözleşme belgeleri, Türk Ticaret Kanunu’nun 82. maddesi kapsamındaki saklama yükümlülüğüne tabi olduklarında 10 yıl saklanır. Mali kayıtların işlenmesi, ilgili vergi ve ticaret mevzuatından doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesine dayanır.

Kimlik veya pasaport belgesinin fotokopisi, fotoğrafı ya da taranmış görüntüsü saklanmaz. Giriş işlemlerinde gerekli bilgiler belge üzerinden alınır; belge görüntüsü kayıtların parçası yapılmaz. Önceden alınmış kimlik belgesi görüntüleri gecikmeden imha edilir.

Misafir Wi-Fi erişim kayıtları, 5651 sayılı Kanun ve İnternet Toplu Kullanım Sağlayıcıları Hakkında Yönetmelik kapsamındaki yükümlülükler için 2 yıl saklanır. Bu işlem, kanuni yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla yapılır.

Güvenlik kamerası görüntüleri, tesisin ve kişilerin güvenliğini sağlamak amacıyla 30–90 gün saklanır. İşlemenin dayanağı, misafirlerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla güvenliğe yönelik meşru menfaattir (KVKK m. 5/2-f).

Otelin pazarlama süreçlerinde açık rızayla işlenen veriler, rıza geri çekilene kadar bu amaçla kullanılır. Rıza geri çekildiğinde pazarlama amaçlı kullanım sona erer. Bu durum, ayrı bir kanuni saklama yükümlülüğü bulunan mali veya kimlik bildirimi kayıtlarının süresini değiştirmez.

İşlenmesini gerektiren sebepler ortadan kalkan kişisel veriler, geçerli saklama yükümlülükleri de gözetilerek silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

E-posta ve hizmet sağlayıcıları

Otelin e-posta hizmetinde Pusula (Uzman Posta) kullanılır. Bize e-posta gönderdiğinizde gönderen ve alıcı adresleri, mesaj içeriği, varsa ekler ve iletime ilişkin teknik bilgiler, mesajın alınması ve iletilmesi için bu hizmet sağlayıcısı tarafından işlenir.

Cloudflare, siteyi küresel ağı üzerinden sunmak ve korumak için teknik bağlantı verilerini işler. Rezervasyon ve ödeme Reseliva üzerinden yürütülür. Bu sağlayıcılar Türkiye dışında veri işleyebilir; yurt dışı aktarımlarda geçerli hukuki gereklilikler saklıdır.

Google Analytics 4

Ziyaret analizi, web sitesinin kullanımını anlamak amacıyla elektronik ortamda otomatik olarak yapılır. Analitik verilerinin işlenmesi KVKK’nın 5/1 maddesi uyarınca açık rızanıza dayanır; bu amaçla veri alıcısı Google’dır. Analitik iznini “Çerez tercihleri” bağlantısından geri alabilirsiniz. Analitik izni, KVKK’nın 9. maddesindeki yurt dışına aktarım şartlarının yerine geçmez.

Google’daki mevcut saklama ayarı olay verileri için 2 ay, kullanıcı verileri için 14 aydır; yeni etkinlik kullanıcı verilerinin süresini yeniler. Bu sınırlar toplu verilere dayanan standart raporların çoğuna uygulanmaz.

İletişim kayıtları

Rezervasyona dönüşmeyen yazışmalar, talebinizi yanıtlamak için kullanılır; ayrıca müşteri arşivi oluşturulmaz. E-posta ve mesaj kayıtlarının saklanması, talebin durumu, hukuki yükümlülükler ve hakların korunması ihtiyacına göre değerlendirilir. 180 günlük tercih süresi bu kayıtlara uygulanmaz.

Kişisel verilerinizle ilgili haklarınız

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 11. maddesi kapsamında, verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenebilir; işlenmişse bunlara ilişkin bilgi talep edebilirsiniz. İşleme amacını ve verilerin bu amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını, yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenebilirsiniz. Eksik veya yanlış verilerin düzeltilmesini, kanundaki şartlar oluştuğunda silinmesini veya yok edilmesini ve bu işlemlerin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteyebilirsiniz. Verilerinizin yalnız otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucunda aleyhinize çıkan bir sonuca itiraz edebilir; kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğrarsanız zararın giderilmesini talep edebilirsiniz.

Başvuru yolu

İmzalı yazılı başvurunuzu yukarıdaki işletme adresimize iletebilirsiniz. E-postayla başvurmak için bize daha önce bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı olan e-posta adresinizden [email protected] adresine yazın. Başvuruda adınızı, soyadınızı, talep konusunu ve tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresinizi belirtin. Türk vatandaşları T.C. kimlik numarasını; yabancılar uyruğunu, pasaport numarasını veya varsa kimlik numarasını eklemelidir. Varsa bildirim için e-posta adresinizi, telefon ve faks numaranızı, talebinizle ilgili bilgi ve belgeleri de ekleyin. Kimliğiniz güvenli biçimde doğrulanabilir. Başvurular, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz sonuçlandırılır; işlem ayrıca bir maliyet gerektirirse Kurulun tarifesindeki ücret uygulanabilir. Başvuru süreci hakkında aynı e-posta adresinden bilgi alabilirsiniz.